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年末了,如何开好人才盘点会?
   2019-12-30 17:32:03    文字:【】【】【

来源:HR视点

作者:王鹏军

编辑:Carry


人才盘点会是人才盘点工作的核心组成部分。在盘点会上,组织的管理者们将对内部人才的绩效、能力、潜力等进行充分且深入的讨论,并做出人才选用、培养等一系列决策。人才盘点会的质量,对组织未来一年甚至多年的人才管理工作都会产生重大的影响。那么,如何开好人才盘点会?笔者从会议中常会遇到的几个问题入手,来跟大家探讨实践中行之有效的应对措施。

问题一:与会人员发言积极性不高,会场气氛较为沉闷;

问题二:被盘点人才的直接领导作为汇报人,对人才提出的判断在受到质疑时,拿不出相应的材料来说服他人;

问题三:时间分配不够合理,讨论关键人才时,会议时间所剩无几,只能草草结束;

这是笔者在与客户谈起人才盘点会时,对方提出频率最高的三个问题。实际上,这也恰好对应了开办任何一场会议都需要注意的三个方面,即:人、物、规则。解决措施,也将从这三个方面入手。

措施一:解决“人”的问题。

参与人才盘点会的人员包括四类:被盘点人才的直接上级、间接上级、人力资源部同事以及速记员。这四类角色都需要参与对人才的讨论,但又不仅限于此,四类人员还各有侧重的任务(见下表)。


如果是个别与会人员没有积极地参与讨论,原因会是个性化的。比如,间接上级对人才不熟悉,也没有提前了解被盘点人的材料;直接上级准备不充分,缺少对人才评判的依据;人力资源部的同事影响力不足,不敢于发言;速记员自感人微言轻,不愿意积极地提问等等。但如果是所有与会人员讨论的积极性都不高,那很可能就是组织的问题了。一般来说,若是往年盘点的结果没有用起来,大家感觉盘与不盘一个样;或是组织缺少对人才盘点项目的激励、支持,盘点质量与个人利益无关,就会出现这种结果。

针对以上原因,可以尝试如下两条措施,来解决“人”的问题。

首先,要选出具有相应能力的人。这主要是针对人力资源部门的同事和速记员来说的。在人才盘点会中,人力资源部同事具有专业的优势,对于“人才”的含义有着不同于业务部门的理解,双方的意见相得益彰,评价与决策会更具有操作性。这就要求人力资源部门的同事需要具备与被盘点人的直接上级和间接上级对话的能力;要能够敏锐地觉察出讨论的重点、关键点,清晰地表达出自己的意见。

其次,组织要给予机制上的支持。盘点会上的决策要能够坚决地执行。哪些人要晋升,哪些人要轮岗,哪些人要参与培训,哪些人该“下车”,让其离开这个组织,这些一定要言出必行。“问渠那得清如许,为有源头活水来”,人才盘点就是要行成一个“渠”,人才流动起来了,组织才能更“清”,更有活力。


措施二:解决“物”的问题。

“工欲善其事,必先利其器”。在人才盘点会进行之前以及进行的过程中,都需要大量的材料作为依据。材料是否详实可靠直接决定了会议的决策是否正确。

怎样才能让材料详实、可靠呢?

第一、要有信效度较高的测评工具以及公平公正的评价过程

人才盘点会也是个系统的工程,准确地决策需要高效的讨论,高效的讨论需要客观的材料,而这些材料就来自于好的测评。优质的盘点会,准备人员提前三个月左右就开始对被盘点人进行测评。先是根据符合组织战略的人才标准制定出不同岗位人才的胜任力模型。然后根据胜任力模型,选择合适的测评工具。在此基础上,再进行公平公正的评估,测查出被盘点人的能力、潜力情况。这一系列的动作能够保证得出来的评价是准确的,同时又是客观的,会让大家在讨论时有“抓手”,言之有据,从而最终达到让人信服的目的。

第二、要以方便讨论为目标,设计出简单有效的表格工具

必须要承认,在有的人才盘点会上,“拿不出”相应的材料来回应质疑,有时并非由于没有这些资料,而是因为这些材料不好找。与会人员在讨论时,需要参考大量的信息。仅仅被盘点人一项,就包括他的基本信息、职业规划、工作变动情况、上级评价、各项测评结果等等。如果没有合适的表格,翻阅起来会很困难,尤其在大家讨论内容变化较快的时候,可能这条信息还没找到,就跳到下个话题了。这就要求准备人员要多参考以往资料,设身处地地想象会议场景,设计出来简单有效的表格。

措施三:解决“规则”的问题。

所谓“有规矩,成方圆”,用在会议上同样如此。第三个问题,主要的产生原因,就是没有事先定好关于时间分配的规则。通常来讲,在人才盘点会中,最该盘点的是“两头”的人才,即需要着重培养的和需要考虑辞退的。时间,也应该主要分配于这两类人群,才能够更好地保证整个会议的质量。

当然,除了以上这条规则以外,人才盘点会还有很多其它的规则。不同的组织采用的规则不尽相同,但总有几条,是几乎每个组织都会加以重视的。

采用客观的数据:务必要以客观数据为依据进行评价,而不是主观臆测;

采用近期表现:能力会变化,近期的表现才能更好地预测被盘点人的水平;

着眼于未来:评价要基于向前看的原则,对被盘点人的潜力要给予高度重视;

倾听:认真倾听他人的观点,尤其是对那些你不熟悉的被盘点人员;

少数服从多数:讨论难免有不同意见,要遵守少数服从多数的规则;

保密:对于参会的每个人来说,会议的内容和结果是严格保密的;

合理用时:关键个案也是对组织影响最大的,花费时间也应该是最多的;

对于本文开篇所讲的现象,在后期与客户沟通时,了解到的确有较好的效果。但是,我们也不可否认,人才盘点会中可能出现的具体问题还有很多。措施也就不能仅仅拘泥于这三个方面,而是要灵活地去应对。因地制宜,紧扣组织文化地去设计会议内容,应用会议决策才能让盘点会真正的“活起来”,为组织的人才管理计划服务。

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